Privacyverklaring partnerprogramma

Deze privacyverklaring hoort bij Dr. Beauty Partners, het partner- en referralprogramma van Dr. Beauty B.V. Hierin staat welke persoonsgegevens wij verwerken van partners, aangebrachte cliënten en bezoekers van drbeautypartners.com.

Het partnerprogramma staat los van het medisch dossier van de kliniek. Behandelgegevens vallen onder het medisch beroepsgeheim en worden nooit met partners gedeeld.

1. Wie is verantwoordelijk?

Dr. Beauty B.V., gevestigd aan Haringvliet 92A, 3011 TH Rotterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98380257, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het partnerprogramma. Voor privacyvragen kunt u mailen naar info@dr-beautyclinics.com.

2. Van wie verwerken wij gegevens?

• Partners die zich aanmelden voor of deelnemen aan het partnerprogramma.
• Cliënten die via een partner worden aangemeld of zelf een partnercode gebruiken.
• Bezoekers van de website en het partnerportaal.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Partners

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en inloggegevens.
• Bedrijfsnaam, type partner, website, socialmedia-accounts, KvK-nummer en btw-nummer als die zijn ingevuld.
• Referralcode, commissiepercentage, status van het account, referrals, commissies en uitbetalingsstatussen.
• Facturen, betaalgegevens en gegevens die nodig zijn voor fiscale administratie of controle.
• Berichten, supportverzoeken, klachten, logbestanden en beveiligingsgegevens.

Aangebrachte cliënten

• Naam, telefoonnummer en e-mailadres zoals door de partner opgegeven.
• Referralcode, datum van aanmelding, bevestiging van de verwijzing, afspraak- of boekingsstatus.
• Het bedrag dat voor provisie meetelt, de betaalstatus en het berekende provisiebedrag.

Wij verwerken binnen het partnerprogramma geen medische behandelgegevens van cliënten. Die blijven onderdeel van het medisch dossier van de kliniek.

Websitebezoekers

• Technische gegevens zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens en bezochte pagina's.
• Cookie-identifiers en referralgegevens wanneer iemand via een partnerlink binnenkomt.

4. Waarom verwerken wij deze gegevens?

• Om partneraccounts aan te maken en te beheren.
• Om referrals te registreren, commissies te berekenen en uitbetalingen administratief bij te houden.
• Om aangebrachte cliënten een referralcode en boekingslink te sturen en, als zij daarvoor toestemming gaven, te bellen.
• Om fraude, misbruik en fouten te voorkomen en te onderzoeken.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten en administratie.
• Om de website, het portaal en onze dienstverlening veilig en werkend te houden.

De grondslagen zijn uitvoering van de overeenkomst, toestemming, wettelijke verplichtingen en het gerechtvaardigd belang van Dr. Beauty bij een veilig en controleerbaar partnerprogramma.

5. Wat ziet een partner over een cliënt?

Een partner mag een cliënt alleen aanmelden als die cliënt vooraf toestemming heeft gegeven om naam, telefoonnummer en e-mailadres aan Dr. Beauty door te geven en om door Dr. Beauty per e-mail en telefoon benaderd te worden.

De cliënt ontvangt vervolgens een e-mail met uitleg, een referralcode en een boekingslink. De verwijzing wordt pas administratief gebruikt wanneer de cliënt de code gebruikt, via de link boekt of bij het eerste contact bevestigt dat hij of zij via de partner komt.

De partner ziet alleen de gegevens die hij zelf heeft ingevuld, de status van de referral, het bedrag dat voor de provisie meetelt en het provisiebedrag. De partner ziet nooit behandelingen, medische gegevens, behandelnotities of andere dossiergegevens.

Wil een cliënt niet dat de partner de status of besteding ziet, dan kan hij of zij dat melden via info@dr-beautyclinics.com. Dat heeft geen gevolgen voor de behandeling.

6. Bewaartermijnen

• Afgewezen of niet afgeronde aanmeldingen: 3 maanden na afwijzing.
• Partneraccount- en contactgegevens: zolang je partner bent, en tot 2 jaar na het einde van de deelname.
• Referrals, provisiegegevens, facturen en uitbetalingsgegevens: 7 jaar, vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Logbestanden en beveiligingsgegevens: maximaal 12 maanden voor log- en beveiligingsgegevens; de anonieme klikcookie verloopt eerder.
• Correspondentie en klachten: 2 jaar na afhandeling, of langer zolang een geschil loopt.
• Niet-bevestigde cliëntaanmeldingen worden uiterlijk na 60 dagen verwijderd of geanonimiseerd.

7. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor het partnerprogramma, onze administratie of de wet.

• IT-dienstverleners voor hosting, database, authenticatie, e-mail en portaalsoftware.
• Salonized of andere boekingssoftware, voor zover nodig om afspraken en referralcodes te verwerken.
• Boekhouder, accountant, belastingadviseur, juridisch adviseurs en banken.
• De Belastingdienst of andere bevoegde instanties wanneer de wet dat verplicht.
• Groepsmaatschappijen van Dr. Beauty voor interne administratie en bedrijfsvoering.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

8. Doorgifte buiten de EER

Wij slaan gegevens zoveel mogelijk op binnen de Europese Economische Ruimte. Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebruiken wij daarvoor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Denk aan versleutelde verbindingen, beveiligde sessies, toegangsrechten op basis van rollen, logging, back-ups, verwerkersafspraken en geheimhouding. Het partnerportaal is gescheiden van het medisch dossier van de kliniek.

10. Cookies

Wij gebruiken noodzakelijke cookies voor inloggen en beveiliging. Daarnaast kunnen wij een referralcookie gebruiken om te onthouden via welke partnerlink iemand de website heeft bezocht. Meer informatie staat in ons cookiebeleid.

11. Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Toestemming kunt u altijd intrekken. Wettelijke bewaarplichten kunnen betekenen dat wij bepaalde gegevens niet direct mogen verwijderen.

Stuur uw verzoek naar info@dr-beautyclinics.com. Wij reageren binnen een maand. Bij complexe verzoeken mogen wij deze termijn met twee maanden verlengen. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De actuele versie staat op drbeautypartners.com. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij partners via het portaal of per e-mail.

13. Contact

Dr. Beauty B.V. · Haringvliet 92A, 3011 TH Rotterdam · KvK 98380257 · info@dr-beautyclinics.com